بازبینی یادگیری‌ها چیست؟

تكنیكی است كه به منظور كمك به اعضای تیم پروژه برای یادگیری در حین انجام كار به كار گرفته می‌شود.
* بازبینی یادگیری(1) متفاوت از بازبینی بعد از عمل(2)‌ است. بازبینی بعد از عمل معمولاً پس از اتمام یك پروژه صورت می‌گیرد.
* می تواند پس از هر اتفاق قابل تشخیصی انجام شود. این اتفاق می‌تواند یك عمل كوچك به تنهایی باشد و یا بخشی از یك عمل بزرگ، مثلاً جلسه برنامه‌ریزی پروژه.

چرا بازبینی یادگیری‌ها را انجام دهیم؟

* هدف بازبینی یادگیری‌ها این است كه اعضای تیم به طور مداوم در حین انجام پروژه به یادگیری بپردازند. اعضای تیم لازم است كه با سرعت یاد بگیرند و خودشان را با وضعیت حاضر منطبق نمایند، تا پروژه بهبود یابد.
* عادتاً اعضای پروژه یك پروژه را به انتها می‌رسانند قبل از آنكه به كار انجام شده، توجهی نشان دهند. این كافی نیست كه صبر كنیم تا پروژه‌ای به پایان برسد و آنگاه به درس‌های فراگرفته شده، توجه نماییم.
* یادگیری در حین انجام عمل باعث می‌شود كه هم افراد و هم تیم بلافاصله به موفقیت‌ها و شكست‌ها بدون توجه به طول زمان پروژه پی ببرند.

چگونه جلسه بازبینی یادگیری‌ها را اداره كنیم؟

1. انجام فوری جلسه

* جلسه بازبینی یادگیری‌ها بلافاصله پس از هر جلسه ای كه تیم تشكیل می‌دهد و انجام می‌شود به این خاطر كه هنوز همه اعضای تیم حاضر هستند و حافظه آنها تازه است.
* مهم است كه برای انجام بازبینی یادگیری‌ها زمانی در خلال جلسات گنجانده شود، تا این تصور پیش نیاید كه این یك فعالیت خارج از برنامه اصلی است. بایستی كه در دستور جلسه گنجانده شود.

2. تعیین یك اداره كننده

* هركدام از افراد تیم می‌تواند به عنوان اداره كننده انتخاب شود. رهبر پروژه‌ای كه سلطه گرانه جلسات را اداره می‌كند، نباید برای این كار انتخاب شود.
* نقش اداره كننده این است كه تیم را برای یادگیری كمك كند. تیم باید از افرادی تشكیل شود كه هم به یادگیری خودشان و هم به یادگیری تیم توجه داشته باشند.
* اداره كننده باید فضای جلسه را به نحوی تثبیت كند كه همه احساس راحتی كنند و هیچ كس انگشت اتهام به سوی كسی دراز ننماید. بهترین فضا برای چنین جلسات فضایی است كه برای همه باز باشد و همگی متعهد به یادگیری باشند. جلسات بازبینی یادگیری‌ها باید محیطی باشد، برای یادگیری و نه انتقاد. این جلسات نباید به عنوان فرآیند ارزیابی كار تلقی شود.
*اداره كننده جلسه باید اطمینان حاصل كند كه فرآیند یادگیری همه اعضا را دربرمی گیرد. همه حضار در جلسه در بحث شركت می‌كنند و حق دارند چیزی بر ارزیابی یادگیری‌ها بیافزایند.

3. شكل جلسه

* ارزیابی یادگیری‌ها حول محور چهار سؤال زیر دور می‌زند:
* قرار بود، چه اتفاقی بیفتد؟
* عملاً چه اتفاقی رخ داد؟
* چرا اختلاف رخ داد؟
* چه آموخته ایم؟
* گفتگو با اولین سؤال شروع می‌شود. «چه اتفاقی قرار بود، رخ بدهد؟» تفاهم همگی شركت كنندگان در مورد هدف و برنامه اهمیت حیاتی دارد. این ایجاد اطمینان می‌كند كه مابین اعضای تیم هیچگونه سوءتفاهمی وجود ندارد.
* اداره كننده می‌بایستی كه مسیر جلسه را بر این امر متمركز كند كه اعضای تیم چه احساسی نسبت به آنچه رخ داده است دارند و نه این كه تنها بیان كنند كه چه اتفاقی افتاده است.
* یادگیری واقعی موقعی خواهد بود كه اعضای تیم برنامه را با آنچه در واقعیت رخ داده است مقایسه كنند. موفقیت‌ها و عكس العمل‌ها مشخص شوند و مورد گفتگو قرار گیرند. برنامه‌های عملی برای نگهداشتن موفقیت‌ها و بهبود عكس العمل‌ها تعیین شود.
* اداره كننده می‌تواند از هركدام از اعضا بپرسد كه یك یادگیری كلیدی را كه در آینده می‌تواند به تیم كمك كند، مشخص نماید. مفید است كه نكات یادگیری و اعمال توافق شده را ثبت كنیم تا به اعضای تیم درس‌های آموخته شده، یادآوری شود.

4. كارگاه(3) كار درس‌های یادگرفته شده- شكل پیشنهادی

1. معرفی و دستور جلسه

دستور جلسه روز را ارائه دهید و بعضی از حوادث كلیدی و مشكلات مواجه شده در حین انجام پروژه را به تیم یادآوری كنید.

2. ایجاد یادگیری جدید

تیم را به گروه‌های كوچك تقسیم كنید و از آنها بخواهید كه طوفان مغزی را انجام دهند و یافته‌های شخصی، ایده‌ها و ژرف نگری‌های خود را روی كاغذ بنویسند همه نوشته‌ها را در دسته‌های شبیه به هم در پوشه قرار دهید.

3. بحث و بررسی

این مطالب كلیدی را به بحث بگذارید و سؤالات زیر را بپرسید:
* در آینده چه چیزی را بهتر می‌توان انجام داد؟
* چه چیز دیگری را می‌توانیم كسب كنیم كه به تیم های آینده بتواند كمك كند؟

4. گروه‌ها را جابه جا كنید؟

به گروه‌های دیگر این فرصت را بدهید كه درباره یافته‌های گروه اظهارنظر كنند و بر آن بیافزایند.

5. بحث نهایی

اتاق كار، بطور كلی یك بحث نهایی انجام خواهد داد تا اعضای تیم پروژه بتوانند یك جمع بندی از یافته ها بكنند و نسبت به فعالیت‌های آینده به توافق برسند.

منبع مفید

Collision,Chris and Parcel,Geoff.2001.Learning to Fly.Milford: Capstone Publishing

پی‌نوشت‌ها:

1. Learning Review
2. Active Action Review(AAR)
3. Lesson Learned Workshop

منبع مقاله :
یانگ، رونالد،(1391)، ابزار و تكنیك‌های مدیریت دانش، مترجمان: محمدباقر نوبخت، سیدكامران یگانگی، تهران: مركز تحقیقات استراتژیك، چاپ اول